Rok podany przed nazwiskiem oznacza rok ustalonego pierwszego wyboru (nominacji) na urząd (funkcję) lub rok ustalonego pierwszego wzmiankowania na urzędzie (funkcji). Numery podane przy nazwisku są numerami, pod którymi dana postać występuje w Poczcie.
Spis ten dodatkowo uporządkowano, wyodrębniając okresy historyczne ponad etapami podziałów wewnętrznych miasta: lata mozaiki rozwiązań dzielnicowych (1792–1816), lata zwartego systemu gmin w Rzeczypospolitej Krakowskiej (1816–1838), lata austriackich cyrkułów policyjnych (1838–1848), lata jednorodnego, choć zmiennego systemu obwodów pomocniczych (1848–1954), lata dzielnic administracyjnych wchodzących w strukturę aparatu władzy i administracji państwowej (1954–1991) oraz współczesne lata dzielnic miejskich pomocniczych, samorządowych (1991–2017).
W obrębie poszczególnych lat przyjęto kolejność alfabetyczną, z wyjątkiem roku 1991, dla którego w celu oddzielenia postaci z okresu delegatur UMK od postaci z okresu dzielnic samorządowych dodatkowo zastosowano cezurę w postaci wyborów samorządowych I kadencji rad i zarządów dzielnic.
